TIPS MEMBUAT TAGIHAN YANG PROFESIONAL

Walaupun menerima uang itu sangatlah adiktif, membuat invoice atau tagihan merupakan mimpi buruk untuk freelancer, khususnya desainer dengan kemampuan artistik. Tentu saja Anda tidak ingin memberikan tagihan yang tidak profesional, berikut 10 tips untuk membantu Anda dalam membuat sebuah tagihan atau invoice yang profesional dan menarik.

1. GUNAKAN SOFTWARE INVOICING YANG BAIK

Tentu cara terbaik dan termudah untuk menyiapkan sebuah invoice yang menarik dan profesional adalah menggunakan sebuah software invoicing yang baik. Jika Anda mencari di Internet, maka Anda akan dapat menemukan berbagai macam software invoicing, dan tentunya kualitasnya menarik.

Akan lebih baik untuk menggunakan software invoicing online, karena itu akan membantu Anda mengetahui klien dan jumlah uang yang seharusnya Anda miliki, serta dapat Anda akses dimana saja. Beberapa tentunya berbayar, dan beberapa gratis. Tentu saja yang berbayar lebih berkualitas dan sebanding dengan profesionalitas yang Anda berikan. Beberapa yang bisa Anda gunakan adalah freshbooks, lessaccounting, dan blinksale.

2. ISI DENGAN KEBIJAKAN DAN KETENTUAN ANDA SENDIRI

Idealnya, Anda pasti menginginkan setiap klien Anda untuk membayar Anda pada waktunya, akan tetapi terkadang Anda akan menemukan klien yang membayar setengah lalu kemudian hilang. Bahkan lebih buruk lagi klien tidak membayar Anda. Untuk meminimalisir hal ini, Anda harus memberikan ketentuan atau kebijakan di invoice Anda.

Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

• Jenis pembayaran yang dilakukan, cash? cek? transfer?
• Berapa besar yang harus dibayarkan sebagai uang muka (DP)?
• Apakah Anda akan memulai pekerjaan setelah pembayaran atau langsung pada saat itu?
• Berapa hari Anda akan menunggu klien melakukan pembayaran?
• Akankah denda dikenakan jika pembayaran telat?
• Kapankah batas terakhir klien akan menerima pekerjaan?

Anda harus mengetahui bahwa kebijakan ini hanyalah sebuah kerangka ketentuan dan tidak dipahat di batu. Akan ada dimana Anda harus memutuskan kapan kebijakan tersebut tidak diberlakukan untuk beberapa klien.

3. BERITAHUKAN KEBIJAKAN DAN KETENTUAN YANG ANDA MILIKI

Walaupun yang kita bicarakan sekarang adalah mengenai invoice atau tagihan, tetapi tentu saja hal ini juga terkait dengan bagaimana kita mengkomunikasikan tagihan tersebut ke klien. Klien tidaklah menyukai kejutan, beritahukan klien akan kebijakan-kebijakan yang tertera di invoice Anda dan beritahukan jika perubahan terjadi. Jangan sampai klien kecewa karena ia tidak menyadari adanya kebijakan tersebut dan bahkan hal terburuknya ia tidak mau membayar Anda terlebih dahulu karena hal itu.

Sebagai freelancer, hal ini akan membangun kepercayaan klien ke Anda karena adanya transparansi. Dan tentunya ini akan membawa peluang pekerjaan yang lebih baik.

4. PIKIRKAN BAIK-BAIK JUMLAH YANG AKAN ANDA TAGIH

Anda tentunya tidak menginginkan klien kabur dan kaget begitu menerima invoice atau tagihan yang harganya mengejutkan. Tetapi Anda juga tidak menginginkan harga Anda jauh di bawah harga pesaing Anda, ini malah akan mendatangkan klien yang murah padahal ia memberikan pekerjaan yang panjang dan tidak selesai-selesai. Buruknya, klien akan meragukan profesionalitas Anda karena harga Anda terlalu murah. Jangan lupa pertimbangkan apakah ada pajak dan sebagainya.

Setelah Anda memikirkan hal itu baik-baik, barulah letakkan jumlah yang Anda inginkan. Tentu invoice Anda tidak akan dibilang invoice jika tidak ada jumlah yang harus dibayar.

5. HUBUNGI KLIEN ANDA DENGAN TELEPON

Jika klien Anda telat dalam melakukan pembayaran, telepon mereka! Anda tidak perlu sampai datang ke tempat klien Anda atau hanya mengirim pesan karena itu tidak terkesan personal. Melakukan panggilan telepon itu lebih bersifat personal dan sering memperlancar keadaan, dibandingkan dengan email atau pesan yang tidak terkesan formal dan dapat salah diinterpretasikan.

Gunakan panggilan telepon ini sebagai salah satu peluang untuk membangun hubungan dengan klien, tentunya Anda tidak akan langsung menelepon klien Anda dan bilang bahwa ia telat melakukan pembayaran tanpa basa-basi, betul?

6. BERIKAN CARA PEMBAYARAN YANG DITERIMA

Seperti yang telah dibicarakan mengenai kebijakan tadi, Anda tidak boleh melupakan bagaimana pembayaran akan dilakukan. Beberapa dari klien Anda mungkin lebih senang melakukan pembayaran tunai, tapi beberapa lainnya mungkin dengan cek, kredit, transfer dan sebagainya. Anda cukup memikirkan cara pembayaran seperti apa yang dapat diterima Anda dan klien Anda.

Beberapa di antara cara pembayran tersebut dapat melalui tunai, cek, transfer, kredit, atau bahkan pembarayan online seperti Paypal atau MoneyBookers. Biasanya yang paling umum adalah PayPal, jika klien Anda bukan klien lokal.

7. MASUKKAN DETAIL KONTAK ANDA

Pada saat mendesain tagihan, jangan lupa masukkan nama lengkap, alamat, nomor telepon serta email opsional. Terkadang tagihan Anda tidak akan langsung sampai ke orang yang akan membayara Anda, tagihan Anda mungkin akan melalui beberapa orang seperti pemilik, akuntan, finansial dan sebagainya sebelum dibayarkan. Dengan memasukkan detail kontak Anda, orang-orang akan lebih mudah untuk melakukan klarifikasi dan menghubungi Anda jika uang sudah dibayarkan atau ada masalah dalam pembayaran.

Terkadang detail kontak Anda juga dimasukkan sebagai bagian dari pendataan perusahaan klien.

8. BERIKAN PENOMORAN

Sebagai freelancer, Anda terkadang akan menghadapi klien Anda dan dalam beberapa proses Anda akan mengirim banyak tagihan. Tentunya Anda membutuhkan sebuah cara untuk memonitor dan mengorganisasikan tagihan-tagihan Anda.

Salah satu cara terbaik adalah menggunakan sistem penomoran. Menggunakan sistem penomoran akan membantu Anda untuk mengidentifikasi tagihan dan mengelompokkanmereka. Ini merupakan cara untuk menghemat waktu Anda, bahkan terkadang dengan adanya penomoran maka tagihan Anda akan terlihat profesional.

9. LAKUKAN BACKUP UNTUK SETIAP INVOICE ANDA

Anda harus mengingat bahwa backup adalah penyelamat Anda dalam keadaan yang mungkin tidak Anda perkirakan seperti kehilangan data atau klien meminta kembali invoice yang telah Anda berikan serta sebagainya.

Lakukan backup adalah hal yang harus Anda biasakan dalam pekerjaan Anda. Anda dapat menyimpannya baik sebagai data atau dalam bentuk nyata seperti fotokopi atau print. Jika Anda menginginkan lebih aman lagi, Anda dapat menyimpannya di email Anda, ini akan mempermudah Anda untuk mengirim ulang dan lebih aman.

10. KIRIMKAN TAGIHAN ANDA SECEPATNYA

Kirimkan tagihan secepat mungkin begitu Anda menerima penjelasan pekerjaan yang diminta klien Anda. Karena apa yang diminta klien Anda masih jelas di pikiran mereka, tentu jika ada kesalahan dalam keterangan tagihan Anda, mereka dapat mengkomunikasikan hal tersebut dengan Anda dan Anda tahu apa yang salah.

Ini juga akan menyebabkan mereka melakukan pembayaran secepatnya, keterlambatan tagihan juga akan menyebabkan keterlambatan pembayaran.